Félicitations ! Vous avez pris la décision de soumettre la candidature de votre entreprise à un prix de reconnaissance et vous commencez à préparer votre dossier. Mais de quels types de documents aurez-vous besoin pour compléter votre dossier gagnant ?
D’après notre expérience, bon nombre de documents demandés sont standards d’un concours à un autre, mais ils nécessitent tout de même un examen attentif.
Voici nos meilleurs conseils pour vous aider à rassembler et à soumettre tous les documents requis pour votre candidature à un concours entrepreneurial.
Document # 1 – Les règlements du concours
Lisez toujours les règlements avant de commencer à rédiger votre dossier afin de ne pas avoir de surprises ! Les règlements comprennent généralement de nombreux conseils utiles dont vous aurez besoin au fur et à mesure que vous progresserez dans la rédaction. Ils indiqueront des instructions claires que vous devrez appliquer dans votre dossier, par exemple, la longueur du texte, le type de police, la taille de la police et parfois même le format du document.
Évitez de faire du zèle et de penser que vous vous démarquerez en utilisant un document d'un format légal au lieu d'un format lettre quand il est bien spécifié de le mettre en format lettre. Tout écart dans le non-respect des instructions pourrait entraîner la disqualification de votre dossier.
Document # 2 – Le dossier de candidature
En d’autres termes, ce sont les questions auxquelles vous aurez à répondre, et cela déterminera si vous accédez à la finale. Assurez-vous de lire toutes les questions avant de commencer à écrire. Soyez au calme pendant la rédaction.
Document # 3 – Les états financiers
Les états financiers sont très souvent demandés dans les concours. Si vos états ne sont pas prêts, faites un suivi auprès de votre comptable immédiatement, dès le début du concours, pour ne pas vous retrouver en fin de concours sans ce document qui est, dans certains concours, obligatoire.
Il se peut parfois que les états financiers soient remplacés par une lettre bancaire, attestant de la bonne santé financière de l’entreprise. Là encore, demandez-la en avance pour que votre banquier ait le temps de la préparer.
Document # 4 – La lettre de recommandation
Une lettre de recommandation est généralement faite par quelqu’un qui vous a vu grandir au sein de l’entreprise et qui connaît vos réalisations. Vous pouvez choisir quelqu’un au sein de votre entreprise qui peut attester de votre succès, ou l’auteur de la lettre peut également être votre partenaire financier, votre mentor ou votre client. Le but de la lettre est d’appuyer votre demande de mise en candidature en expliquant brièvement pourquoi vous devriez être un récipiendaire du prix de reconnaissance. La lettre doit être succincte et signée par son expéditeur.
Demandez à la personne qui vous recommande d’éviter d’écrire des qualificatifs surutilisés ou des généralités - avec vos talents mis en évidence, le jury aura une meilleure connaissance de vous.
Document # 5 – Votre photo
La photo professionnelle, de la tête aux épaules et sur fond uni de préférence, sera utilisée dans les communications des organisateurs du concours si vous arrivez en finale. Elle peut apparaître dans les infolettres, sur les réseaux sociaux, dans le programme du gala, etc. Assurez-vous que la photo soit assez récente et qu’elle représente vraiment la personne que vous êtes maintenant.
Document # 6 – Votre logo
La pièce la plus facile à transmettre ! Assurez-vous avec votre graphiste que le logo soit transmis dans le ou les formats demandés par les organisateurs du concours.
Document # 7 – Documents divers
De nombreux autres documents peuvent être demandés, selon le concours que vous avez choisi. Parfois, diverses pièces sont requises, et d’autres fois, elles sont facultatives. Des exemples de votre travail tels que des photos, des articles de journaux, des témoignages et des lettres d’appui amélioreront et compléteront votre dossier. Profitez toujours de la possibilité d’ajouter ces documents supplémentaires si cela est autorisé !
Soumettre vos documents
De nos jours, plus aucun organisateur de concours ne demande à recevoir des dossiers de candidature imprimés. Plus besoin d’aller à Postes Canada, de payer pour l’envoi et de se demander si le dossier arrivera bien à temps. Heureusement, tous les dossiers sont maintenant déposés de façon numérique.
Les plateformes utilisées pour soumettre des dossiers sont, pour la plupart, conviviales et l’ajout de pièces jointes est très facile à effectuer. Cependant, prenez garde aux documents trop volumineux qui pourraient bloquer lors de la transmission. Cela arrive !
La meilleure technique est d’avoir un accusé de réception juste après que vous ayez envoyé votre dossier, pour vous montrer qu’il est bien entré dans le système. Cependant, ce ne sont pas toutes les plateformes qui envoient un accusé de réception automatiquement. Il arrive que les personnes responsables de concours vous envoient un courriel manuellement, après coup, pour vous informer de la réception du dossier. Assurez-vous de vérifier que votre dossier a bien été reçu !
II n’est pas possible de retoucher un dossier après son envoi, même si la date limite du concours n’est pas encore passée. Assurez-vous de relire votre document une dernière fois avant de soumettre votre candidature.
Les prochaines étapes
Alors, vous avez soumis votre demande - et maintenant ? C’est simple, retournez à votre travail car vous n’avez plus aucune influence sur votre dossier une fois qu'il a été envoyé. Le résultat arrivera assez tôt !
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